Die Nebenkostenabrechnung ist für viele private Vermieter die unangenehmste Aufgabe des Jahres. Umso verständlicher, dass sie gern geschoben wird. Nur hat das Gesetz dafür eine klare Grenze — und wer sie verpasst, verschenkt im Zweifel Geld.

Die Frist: zwölf Monate nach dem Abrechnungszeitraum

Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung über die Vorauszahlungen für Betriebskosten dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Der Abrechnungszeitraum selbst darf höchstens ein Jahr lang sein.

Läuft Ihr Abrechnungszeitraum wie bei den meisten Vermietern vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2025, muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember 2026 beim Mieter sein. Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum auf dem Schreiben.

Was passiert, wenn die Frist verstreicht

Nach Ablauf der Frist kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen — es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Das ist eng gemeint: Dass die Rechnung des Versorgers spät kam oder die Abrechnung viel Arbeit macht, reicht in der Regel nicht.

Ergibt die Abrechnung dagegen ein Guthaben für den Mieter, steht ihm das auch nach Ablauf der Frist zu. Die Frist schützt den Mieter, nicht den Vermieter.

Auch der Mieter hat eine Frist

Einwendungen gegen die Abrechnung muss der Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Danach kann er sie grundsätzlich nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.

Drei Dinge für eine pünktliche Abrechnung

  • Belege laufend am Objekt ablegen statt im Januar zusammensuchen.

  • Zählerstände zum Stichtag erfassen — mit Foto, falls später jemand die Zahl bestreitet.

  • Die Frist dort eintragen, wo sie sich meldet, nicht im Kopf.

Kurz gesagt

Zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums muss die Abrechnung beim Mieter sein. Wer später kommt, kann in aller Regel nichts mehr nachfordern.

In FoxKI kommen die Verbräuche aus den erfassten Zählerständen, und vor der Freigabe zeigt eine Prüfung, was fehlt und was sich gegenüber dem Vorjahr stark verändert hat. Wie das aussieht, zeigt die Seite zur Nebenkostenabrechnung mit allen Funktionen im Überblick.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.