Die Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2025 muss spätestens am 31. Dezember 2026 beim Mieter sein. Wer sie bisher in Excel oder Word schreibt, kennt die Arbeit dahinter: Belege zusammensuchen, Flächen abtippen, Anteile ausrechnen und für jeden Mieter ein eigenes Schreiben aufsetzen.
In FoxKI entsteht die Nebenkostenabrechnung aus Daten, die Sie ohnehin pflegen: Kosten, Flächen, Mietverhältnisse und Vorauszahlungen. Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch die Abrechnung 2025, mit genauen Menüpfaden und Screenshots. Die Bilder zeigen ein Demo-Konto mit erfundenen Daten: das Objekt Lindenhof 12 in Leipzig mit sieben Einheiten und 11.852 € Betriebskosten.
Das Wichtigste in Kürze
Frist: Die Nebenkostenabrechnung 2025 muss bis zum 31.12.2026 beim Mieter sein (§ 556 Abs. 3 BGB).
Der Ablauf in FoxKI hat drei Phasen: anlegen, befüllen, prüfen und freigeben.
Vor der Freigabe zeigt FoxKI Ihnen, was fehlt und was aus dem Rahmen fällt.
Nach der Freigabe liegt für jeden Mieter eine Einzelabrechnung als PDF bereit, die nur seine Einheit zeigt.
Die Frist für die Nebenkostenabrechnung 2025
Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Kommt sie später, kann der Vermieter in aller Regel keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.
Der Mieter hat seinerseits zwölf Monate nach Zugang Zeit für Einwendungen. Diesen Hinweis setzt FoxKI von selbst in die Erläuterungen des PDFs. Mehr zur Frist und zu ihren Ausnahmen lesen Sie im Beitrag Nebenkosten: Bis wann abrechnen?
Vorbereitung: Diese Daten braucht die Abrechnung
Alle Wege beginnen in der Seitenleiste unter „Finanzen & Buchhaltung“. Je vollständiger die folgenden vier Punkte sind, desto weniger bleibt später zu tun.
1. Betriebskosten 2025 erfassen
Unter Finanzen & Buchhaltung → Betriebskosten legen Sie mit „Kostenposition anlegen“ je Kostenart einen Eintrag an: Objekt, Kostenart (etwa „Grundsteuer“), Zeitraum vom 01.01.2025 bis 31.12.2025, Betrag und Umsatzsteuersatz. Grundsteuer, Versicherung und kommunale Gebühren tragen 0 % Umsatzsteuer.
Entscheidend ist der Schalter „Umlagefähig“. Kosten, die Sie auf den Mieter umlegen dürfen, bleiben eingeschaltet. Verwaltungskosten und andere nicht umlagefähige Positionen schalten Sie aus; die Abrechnung übernimmt dann nur, was umgelegt wird.
Laufende Kosten aus einem Vertrag, etwa Wartung oder Versicherung, müssen Sie nicht abtippen: Aus einem Vertrag unter Objekte → Verträge wird auf Knopfdruck die Kostenposition des Jahres. Eine Vorschau zeigt vorher Betrag, Monate und Rechenweg, und ob die Position umlagefähig ist, entscheiden Sie.
2. Umlageschlüssel festlegen
Unter Finanzen & Buchhaltung → Umlageschlüssel stehen die Verteilerschlüssel bereit: Wohnfläche, Wohneinheiten, Personen, Miteigentumsanteile, Verbrauch sowie fester Betrag oder Prozentsatz. Welcher Schlüssel für welche Kostenart gilt, steht später in der Abrechnung und auf dem PDF.
3. Zählerstände zum 31.12.2025 eintragen
Wird eine Kostenart nach Verbrauch verteilt, braucht jeder Zähler eine Ablesung zum Jahresende. Unter Objekte → Zähler & Ablesungen zeigt jede Karte den letzten Stand und die nächste fällige Ablesung.
4. Mietverhältnisse und Vorauszahlungen prüfen
Die Abrechnung liest Mieter, Mietzeit und die vereinbarten Betriebs- und Heizkostenvorauszahlungen aus den Nutzungen der Einheiten, am Objekt im Reiter „Nutzung“. Stehen die monatlichen Sollstellungen des Jahres in FoxKI, rechnet die Abrechnung mit den tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen und bucht bei der Freigabe Nachzahlung oder Guthaben auf das Mieterkonto.
Nebenkostenabrechnung erstellen in sechs Schritten
Schritt 1: Abrechnung anlegen
Unter Finanzen & Buchhaltung → Nebenkostenabrechnung klicken Sie auf „Abrechnung anlegen“. Tragen Sie eine Bezeichnung ein, wählen Sie die Immobilie, die Art „Betriebskostenabrechnung“ und den Zeitraum 01.01.2025 bis 31.12.2025.
Achten Sie auf das Datum: Das Formular schlägt das laufende Jahr vor, für die Abrechnung 2025 ändern Sie also beide Daten. Als Bezeichnung genügt der Objektname, etwa „Lindenhof 12“. Das PDF setzt die Art selbst davor und lautet dann „Betriebskostenabrechnung — Lindenhof 12“.
Die Umsatzsteuer-Option nach § 9 UStG schalten Sie nur für gewerbliche Einheiten ein, für die Sie zur Umsatzsteuer optiert haben.
Schritt 2: Aus dem Objekt befüllen
Im Zeilenmenü (⋮) der neuen Abrechnung wählen Sie „Aus Objekt befüllen“. FoxKI lädt die Einheiten des Objekts mit ihren Flächen und legt die Kostenarten als Positionen an. Schon eingetragene Beträge bleiben erhalten, Sie können den Schritt also jederzeit wiederholen, etwa nachdem Sie eine Fläche korrigiert haben.
Schritt 3: Betriebskosten übernehmen
Mit „Betriebskosten übernehmen“ im selben Menü holt FoxKI die umlagefähigen Betriebskosten des Objekts aus dem Abrechnungszeitraum und summiert sie je Kostenart. Im Beispiel meldet FoxKI „Betriebskosten übernommen (6)“.
Schritt 4: Prüfen, was fehlt oder auffällt
Über „Abrechnung bearbeiten“ öffnen Sie die Abrechnung. Ganz oben steht die Prüfung, darunter die Kostenpositionen und das Ergebnis je Einheit. Die Prüfung sagt Ihnen, was fehlt oder auffällt; was davon zu tun ist, entscheiden Sie. Im Beispiel meldet sie drei Dinge:
Kostenarten ohne Betrag, etwa „‚Abwasser‘ trägt keinen Betrag“: Entweder fehlt noch eine Rechnung, oder die Kostenart fällt bei diesem Objekt nicht an.
Eine Einheit ohne Mietverhältnis im Jahr: Ihr Anteil bleibt beim Eigentümer und wird keinem Mieter als Nachzahlung zugerechnet.
Anschrift und Bankverbindung des Vermieters: Sind beide hinterlegt, nennt das PDF das Konto für eine Nachzahlung.
Weiter unten sehen Sie für jede Einheit, an wen abgerechnet wird, den Kostenanteil, die geleistete Vorauszahlung und das Ergebnis, also Guthaben oder Nachzahlung.
Mit „PDF exportieren“ sehen Sie sich den Entwurf jederzeit als Dokument an. Bis zur Freigabe trägt das PDF deutlich den Vermerk „ENTWURF — keine gültige Abrechnung“.
Schritt 5: Zur Freigabe einreichen und freigeben
Mit „Zur Freigabe“ markieren Sie die Abrechnung als fertig zur Durchsicht; „Zurück in den Entwurf“ nimmt das zurück. Anschließend gibt „Freigeben“ sie frei. Wer allein arbeitet, erledigt beides direkt nacheinander.
Beide Dialoge zeigen die Prüfung noch einmal, gezählt nach Fehler, Hinweis und Info. Gibt es in FoxKI eine freigegebene Abrechnung des Vorjahres, kommt der Vergleich je Kostenart hinzu, sodass Ausreißer gegenüber 2024 sofort ins Auge fallen.
Mit der Freigabe wird die Abrechnung schreibgeschützt. FoxKI legt das Gesamt-PDF an der Abrechnung ab und je Einheit eine Einzelabrechnung an der Einheit. Wo die Sollstellungen 2025 in FoxKI stehen, werden Nachzahlung oder Guthaben gebucht; eine Nachzahlung ist 30 Tage nach der Freigabe fällig.
Schritt 6: Einzelabrechnungen an die Mieter
Jede Einheit hat ihre Einzelabrechnung unter „Dokumente“ am Objekt. Sie zeigt Gesamtkosten, Umlageschlüssel und Bezugsgrößen jeder Kostenart vollständig, dazu den Anteil der eigenen Einheit, aber keine Zahlen anderer Mieter. Diese Fassung geht an den Mieter.
Was in der fertigen Abrechnung steht
Das PDF ist so aufgebaut, dass der Mieter jede Zahl nachvollziehen kann:
Kostenübersicht: Kostenart, Verteilerschlüssel, Menge gesamt und Kosten gesamt als Tabelle.
Berechnung im Einzelnen: je Kostenart, welcher Betrag nach welcher Gesamtgröße verteilt wurde.
Abrechnung je Einheit mit Vorauszahlungen, Saldo und Ergebnis.
Angaben nach § 35a EStG für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen.
Erläuterungen für den Mieter, einschließlich der Einwendungsfrist.
Anlage „Einzelnachweis der Kosten“ mit jedem Beleg hinter jeder Kostenart.
Fehler nach der Freigabe? Die Korrektur
Fällt nach der Freigabe ein Fehler auf, wählen Sie im Zeilenmenü „Korrektur erstellen“. Es entsteht eine neue Fassung als Entwurf, mit denselben Positionen und Einheiten. Die freigegebene Fassung bleibt unverändert erhalten, und die Liste zeigt „Fassung 1 · ersetzt durch Fassung 2“. Mit der Freigabe der Korrektur nimmt FoxKI die Buchungen der Vorgängerin zurück und bucht neu; was schon gezahlt wurde, wird angerechnet.
Fünf Tipps für eine saubere Abrechnung
Zeitraum prüfen: Das Formular „Abrechnung anlegen“ schlägt das laufende Jahr vor. Für 2025 tragen Sie 01.01.2025 bis 31.12.2025 ein.
Kostenarten aufräumen: „Aus Objekt befüllen“ legt jede aktive Kostenart Ihres Portfolios als Position an. Kostenarten, die Sie nie abrechnen, deaktivieren Sie im Kontenrahmen.
Gewerbe als Gewerbe erfassen: Ein Laden oder eine Praxis zählt als Gewerbeeinheit, wenn die Nutzung als „Gewerblich“ angelegt ist. Das ist die Voraussetzung für Vorwegabzug und Umsatzsteuer-Option.
Leerstand als Nutzung erfassen: Ein leerstehender Zeitraum gehört als Nutzung „Leerstand“ ans Objekt. Dann weist die Abrechnung ihn aus und verteilt ihn nach der Einstellung der Kostenart.
Vermieterdaten vervollständigen: Mit Anschrift und Bankverbindung des Vermieters nennt die Abrechnung das Konto für die Nachzahlung.
Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung 2025
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung 2025 beim Mieter sein?
Bei einem Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2025 bis zum 31. Dezember 2026. Maßgeblich ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum auf dem Schreiben.
Welche Kosten darf ich auf den Mieter umlegen?
Umlegen dürfen Sie Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung, soweit der Mietvertrag ihre Umlage vereinbart, etwa Grundsteuer, Wasser, Müllabfuhr, Hausmeister oder Gebäudeversicherung. Verwaltungskosten sowie Instandhaltung und Instandsetzung gehören nicht dazu. In FoxKI legen Sie das mit dem Schalter „Umlagefähig“ je Kostenposition fest.
Wer trägt die Kosten einer leerstehenden Wohnung?
Der Anteil einer leerstehenden Einheit bleibt beim Vermieter. FoxKI weist ihn in der Abrechnung als Anteil des Eigentümers aus, sodass er keinem Mieter zugerechnet wird.
Wie findet der Mieter die Angaben für seine Steuererklärung?
Das PDF enthält einen eigenen Abschnitt mit den Angaben nach § 35a EStG. Dort stehen die Anteile für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen, die der Mieter in seiner Steuererklärung geltend machen kann.
Wie korrigiere ich eine schon verschickte Abrechnung?
Mit „Korrektur erstellen“ entsteht eine neue Fassung. Die alte bleibt als Nachweis erhalten, und die Buchungen werden mit der Freigabe der Korrektur angepasst.
Kurz gesagt
Die Nebenkostenabrechnung 2025 entsteht in FoxKI in sechs Schritten aus den Daten, die Sie über das Jahr ohnehin pflegen. Die Prüfung zeigt Ihnen vor der Freigabe, was fehlt und was aus dem Rahmen fällt, und jeder Mieter erhält eine Einzelabrechnung, die nur seine Einheit zeigt. Alle Funktionen im Überblick finden Sie auf der Seite zur Nebenkostenabrechnung.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.