Die E-Rechnung ist in Deutschland zwischen Unternehmen Schritt für Schritt Pflicht geworden. Für Vermieter klingt das zunächst weit weg — wer Wohnungen vermietet, schreibt selten Rechnungen. Ganz so einfach ist es aber nicht.

Was eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung ist keine PDF per E-Mail. Sie ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software ohne Abtippen lesen kann — in Deutschland nach der europäischen Norm EN 16931. Gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD, bei dem eine PDF die strukturierten Daten mitträgt.

Der Zeitplan

  • Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können.

  • Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen.

  • Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zur Ausstellung für alle übrigen Unternehmen.

Was das für Vermieter heißt

Umsatzsteuerlich ist auch ein Vermieter Unternehmer. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt deshalb grundsätzlich auch für ihn — ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Die Rechnung des Handwerkers kommt also künftig womöglich als E-Rechnung.

Beim Ausstellen kommt es auf die Art der Vermietung an. Die Vermietung von Wohnraum ist in der Regel umsatzsteuerfrei (§ 4 Nr. 12 UStG), und für solche steuerfreien Leistungen besteht nach § 14 Abs. 2 UStG schon keine Pflicht, überhaupt eine Rechnung auszustellen — und damit auch keine zur E-Rechnung. Anders bei der Gewerbevermietung mit Option zur Umsatzsteuer: Hier stellen Sie Rechnungen an ein Unternehmen aus, und dafür gilt der Zeitplan oben.

Klären Sie die Einzelheiten mit Ihrem Steuerberater, gerade bei gemischt genutzten Objekten.

Und die Aufbewahrung

Eine E-Rechnung muss in ihrem ursprünglichen Format aufbewahrt werden, für die gesetzliche Frist von zehn Jahren. Ein Ausdruck der PDF-Ansicht ersetzt die Originaldatei nicht.

FoxKI erzeugt Ausgangsrechnungen als PDF mit eingebetteter E-Rechnung nach EN 16931 und hält sie zehn Jahre aufbewahrungsfest. Das Format haben wir mit anerkannten Prüfwerkzeugen nachgewiesen. Mehr dazu auf der Seite E-Rechnung und Steuer.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.